Die Ausgangslage bei der Urlaubsplanung gibt § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) vor. Danach sind die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, soweit dem dringende betriebliche Belange nicht entgegenstehen. Da der Erholungsurlaub für den Arbeitnehmer gemacht ist, soll dieser auch möglichst weitgehend darüber bestimmen können. Doch ganz abgesehen von der Frage, wie sich die Beschäftigten untereinander einigen, wer wann in Urlaub geht, ist zu prüfen, inwieweit der Arbeitgeber Zeiträume vorgeben darf. Zunächst einmal kann der Arbeitgeber in jedem Fall verlangen, dass die freie Zeit schon zu Beginn des Jahres festgelegt werden muss. Dies hat sich in Form der Urlaubsliste auch weitgehend etabliert.
Urlaubsplanung 2024
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Zwar ist es bis zu den nächsten Sommerferien noch etwas hin, aber in vielen Firmen steht die Urlaubsplanung für 2024 kurz bevor. Urlaubslisten bringen Planbarkeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer – aber darf die Geschäftsleitung die Beschäftigten verpflichten, schon am Anfang des Jahres alle Urlaubstage festzulegen?
Arbeitgeber darf nicht gesamten Urlaub vorgeben
Doch der Arbeitgeber darf nicht den kompletten Urlaub der Beschäftigten verplanen – etwa durch Betriebsferien oder Urlaubssperren. Arbeitnehmer müssen in jedem Fall über einen Teil ihres Jahresurlaubs frei verfügen können. Die Preisfrage, wie viele das jeweils genau sein müssen, lässt sich nicht pauschal beantworten. Anhaltspunkte liefert eine Grundsatzentscheidung des BAG (Beschluss vom 28.07.1981, Az.: 1 ABR 79/79): Danach dürfen maximal 3/5 des Urlaubs als Betriebsferien vom Arbeitgeber vorgegeben werden; 2/5 müssen demzufolge frei planbar bleiben. Die Vorgabe der Rechtsprechung gilt allerdings nicht ausnahmslos. Je nach Branche kann es unter Umständen erlaubt sein, mehr als die rund 60 % schon zu Jahresbeginn fest zu verplanen. Ein Beispiel ist die Baubranche (etwa: Installation von Wärmepumpen oder Photovoltaikanlagen): Ist hier schon zu Anfang des Jahres absehbar, dass viele Aufträge anfallen, kann der Arbeitgeber verlangen, dass dann mehr als 3/5 des Urlaubs schon definitiv feststehen müssen. Doch Achtung: Betriebsräte dürfen bei den Urlaubsgrundsätzen nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG mitbestimmen: Im Zweifel ist es daher in solchen Fällen ratsam, frühzeitig über eine entsprechende Betriebsvereinbarung zu verhandeln. Theoretisch wäre es dann sogar erlaubt, in einer solchen Vereinbarung den kompletten Urlaub der Beschäftigten zu verplanen. Dies dürfte jedoch nur in den seltensten Fällen sinnvoll sein.
Sollen Betriebsferien angeordnet werden, darf der Arbeitgeber dies nicht zu kurzfristig tun. In der Regel ist für Betriebsferien eine Vorlaufzeit von sechs bis zwölf Monaten erforderlich.